Avez-vous l’impression que vos tâches s’accumulent plus vite que vous ne les accomplissez ? Que votre journée n’est jamais assez longue pour tout faire ? Si vous vous sentez en sous-effectif et que vous devez faire plus avec moins nous avons rassemblé pour vous 7 conseils pour être faire mieux, plus vite.

Pour beaucoup, traiter plus de tâches au travail c’est passer plus de temps au bureau. Cependant l’ambition entrepreneuriale remet au goût du jour des méthodes et études qui permettent d’être plus performant. Voici 7 manières rapides et simples d’améliorer votre productivité :

1. Prioriser ses tâches

Chaque matin définissez vos tâches puis identifiez les 3 plus importantes. Commencez par la plus prioritaire. De cette manière, vous êtes certain de faire avancer les sujets qui comptent le plus.

Les développeurs de startups tech font souvent des daily meeting, une réunion journalière de quelques minutes qui répond à trois questions : qu’est-ce que j’ai fait hier, quels sont les problèmes éventuels que j’ai rencontrés et qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui. Le but : se synchroniser, et demander de l’aide si besoin.

Cette même logique s’applique à l’organisation de la semaine grâce aux méthodes agiles. Elles offrent les moyens de visualiser son travail et d’évaluer sa productivité. On découpe ses tâches en “cartes” ou post-it, puis on évalue sur plusieurs semaines sa capacité de production.

La priorisation de ses tâches permet de se fixer des objectifs réalisables tout en offrant une vision sur les diverses étapes de la semaine.

Astuces et outils:

• Garder les tâches répétitives pour la fin de journée et traiter les tâches difficiles dès le matin, c’est là que vous avez le plus d’énergie.
• Se laisser du temps pour les tâches imprévues pour ne pas être submergé le cas échéant: 10 à 20 % de votre journée en fonction de votre profession.
• Trello vous permet de visualiser l’ensemble de vos tâches et de les prioriser.

2. Automatiser son quotidien

L’automatisation du quotidien c’est avant tout un état d’esprit. Il faut être critique sur son travail et se demander si l’on va être amené à réaliser une tâche plusieurs fois dans le futur.

Évaluez les tâches répétitives et manuelles et essayez de trouver des alternatives pour vous concentrer seulement sur celles qui ont de la valeur ajoutée. Par exemple, créer des macro sur Excel peut paraître chronophage mais c’est un véritable investissement si cela vous fait gagner quelques minutes par jour.

Aujourd’hui des tutoriels existent presque sur tous les sujets. Il faut partir du principe que si vous avez une difficulté ou une question, quelqu’un y a déjà répondu sur Google. Ce postulat permet souvent de voir de nouvelles perspectives et méthodes de production.

Astuces et outils :

• Zapier ou IFTTT permettent de faire parler des applications entre elles et d’automatiser des tâches chronophages.
• Automatiser la réponse à certains mails avec des applications comme aText. Cet outil permet d’écrire des templates de mail et de les lier à des combinaisons de touches du clavier.

3. Le mythe du multitasking

L’image du commercial avec un téléphone sur chaque oreille a forgé notre vision de la productivité. Aujourd’hui ceux que l’on estime productifs sont ceux qui savent faire plusieurs choses en même temps.

Cependant, Daniel Levitin, professeur du comportement en neuroscience à l’université de McGill, estime que travailler sur plusieurs tâches nous fatigue. Il conseille de travailler sur une seule tâche pour garder le même niveau d’intensité et de concentration tout au long de la journée.

Intuitivement nous le savons, nous avons déjà tous eu la sensation d’avoir travaillé sur plusieurs tâches à la fois, mais de n’en avoir accomplie aucune.

Astuces et outils :

• Se concentrer sur un élément. Utiliser des outils de rappel comme Evernote ou votre agenda pour évacuer les idées et priorités qui vous viennent à l’esprit.
• Controlled multi-tab browsing est une extension de Google Chrome qui permet de limiter le nombre d’onglets que vous pouvez ouvrir. Cela évite de s’éparpiller.
• Prendre 5 minutes entre chaque tâche afin de bien évaluer les priorités de la journée.

4. Éviter les interruptions

Selon Gloria Mark, professeur d’informatique au département Computer Sciences de la faculté de Californie, une personne interrompue a besoin de plus de 23 minutes en moyenne pour récupérer un niveau de concentration optimal. C’est une perte massive de productivité. Certaines entreprises, comme Twitter, créent des journées où il est interdit de faire des réunions ; d’autres vont même jusqu’à ne pas parler une demie-journée par semaine.

Ces pratiques poussées imagent l’importance de garder un espace de travail respectueux des cycles de concentration des employés. Nous avons tous à y gagner. Cette BD représente bien ce concept.

Si votre travail vous le permet, vous pouvez pallier à ce problème par la pratique du télétravail.

Astuces et outils :

• Chez Toucan Toco, l’équipe a inventé le poste de Garde Fou qui protège chaque équipe. Seul un individu de chaque équipe peut être dérangé. Ce poste tourne toutes les semaines. C’est une véritable protection qui permet de travailler de manière optimale.
• La méthode Pomodoro, inventée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980, consiste à séparer le temps de travail en cycles de 25 minutes durant lesquelles la concentration est totale. Des pauses de 5 à 10 minutes entre chaque pomodoro sont programmées pour se détendre et pour se rendre disponible afin de ne pas se couper de ses collègues.

5. Do not open this mail !

Directement lié à l’idée précédente, ne laissez pas vos mails ruiner votre journée. En fonction de votre profession, vous pouvez vous permettre de ne regarder votre messagerie qu’une à trois fois par jour. Un article du New York Times démontre une corrélation entre le nombre d’ouvertures de mail et un fort taux de stress.

Par ailleurs, la plupart des boîtes mails génèrent des notifications ou sont laissées ouvertes toute la journée. Chaque mail reçu nous interrompt dans notre travail et nous détourne de notre priorité. Prenez le temps de fermer votre inbox et de vous concentrer sur votre priorité.

Astuces et outils :

• Utiliser sa boîte mail comme une to do list, en archivant ses mails au fur et à mesure qu’ils sont traités. Ne jamais supprimer un mail.
• Ne pas regarder ses mails en arrivant au travail. Se concentrer sur sa priorité de la journée puis ouvrir ses mails.
• Gmelius vous permet d’optimiser votre boîte Gmail en fonction de votre utilisation. Rappel, relances automatiques, etc…

6. Gérer sa concentration

L’oeil humain n’est pas fait pour fixer un écran toute la journée. La fatigue visuelle s’installe après plusieurs heures de travail. Contrôler cette fatigue grâce à la méthode PALMING  permet de se relaxer en aidant ses yeux à supporter l’écran. La pratique vise à simplement mettre les mains sur ses yeux et de se concentrer sur sa respiration.

Cette pratique s’apparente à la méditation, de plus en plus utilisée en startup. Elle réduit le stress et augmente la capacité à se concentrer. De nombreuses études prouvent qu’aujourd’hui, la méditation en entreprise est un réel atout de productivité pour l’ensemble des employés.

Astuces et outils :

• Lorsque la concentration est en baisse, remplacer la pause café par 3 à 5 minutes de méditation. Effet bénéfique garanti !
• Headspace est un excellent outil d’introduction à la méditation.

7. Bien dormir

24 heures sans dormir, c’est comme avoir 1 gramme d’alcool dans le sang. Le manque de sommeil chronique altère considérablement la prise de décision, mais le moral et même la santé physique.

Dormir permet de régénérer le corps, mais aussi de trier, gérer, classer, bref de nettoyer, toutes les informations reçues au cours de la journée. C’est donc une étape qui ne doit pas être prise à la légère.

Astuces et outils :

• Ne pas se rendormir : au réveil, le système endocrinien libère des hormones d’alerte qui préparent le corps et le cerveau pour la journée. En s’endormant à nouveau, on ralentit ce processus. Effet grogui assuré.
• Pas d’écrans 90 minutes avant d’aller dormir. C’est idéal, mais peu réaliste. La solution: télécharger l’application f.lux. Elle permet de supprimer les lumières bleues des écrans qui font croire au cerveau qu’il fait jour et empêchent d’avoir sommeil.
• Dormir entre 6h30 et 8h chaque nuit à des horaires réguliers.

Bref, la productivité c’est un état d’esprit

Rappelez-vous qu’il faut rester flexible. La productivité consiste à développer des habitudes effectives, qui peuvent prendre du temps à intégrer. Certaines tentatives peuvent échouer, mais continuez de chercher et vous finirez par trouver ce qui vous convient le mieux !

Si vous voulez être productif, vous devez vous perfectionner dans la priorisation et l’élimination de vos tâches. C’est plus que certain : il y en a beaucoup dans votre agenda qui n’ont pas lieu d’être là et il ne tient qu’à vous de trouver comment les automatiser, les déléguer ou les éliminer.

Et vous ? Quelles sont vos méthodes pour être davantage productifs ?

Franck de CREER-GAGNER
Pour les entrepreneurs aventuriers et passionnés
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