La bonne méthode pour faire plus avec moins

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Le principe 80/20, ou le principe de Pareto, est largement connu et utilisé. Ce principe affirme que l’on peut accomplir beaucoup avec moins d’énergie, d’effort de temps et de ressources. Mais tout le monde devrait utiliser ce principe pour son efficacité personnelle et professionnelle.

Pour un entrepreneur, le principe de Pareto peut s’appliquer dans de nombreux domaines:
– 80% des bénéfices d’une entreprise proviennent de 20% de ses clients
– 80% des ventes d’une entreprise proviennent de 20% de ses produits
– 80% des plaintes des clients proviennent de 20% des clients

Evidemment le principe 80/20 est pas une formule exacte, mais le point-clé du principe. Il met le doigt sur un déséquilibre de l’effort et du résultat. La proportion peut ne pas être exactement la même, elle pourrait être 90/10, 99/1, mais il ne doit pas être de 50/50. Dans ce cas il s’agit d’une mauvaise répartition des efforts et des résultats qui en découlent.

Comprendre le principe 80/20, par exemple, pour la réalisation et la création de contenu d’un blog, c’est voir augmenter votre productivité et donc votre succès.

Comment utiliser votre temps ?

La première étape dans l’application du principe 80/20 est d’analyser où vous passez votre temps par rapport aux activités de création de contenu de votre blog. Pour cela, il existe de nombreux outils que vous pouvez utiliser pour vous aider à optimiser votre action.

Vous pouvez utiliser RescueTime. C’est une application que vous installez sur votre ordinateur et il mesure en arrière plan l’activité de votre ordinateur et les différentes tâches que vous réalisez. Il a deux versions, une gratuite et une payante, mais je trouve que la version gratuite est suffisante. Ce n’est pas la solution miracle, il ne faut pas s’appuyer complètement dessus, mais c’est un outil qui peut apporter une aide pour une meilleure productivité.

Vous pouvez aussi être créatif et créer votre propre outil. Le principal est d’avoir des alertes, des indicateurs. Mais le principal n’est pas de gagner du temps par ailleurs pour en perdre sur des outils supplémentaires. A vous de trouver le juste équilibre.

Votre temps en mode sauvegarde

Vous pouvez ensuite vous connecter au tableau de bord de l’application choisie pour analyser votre emploi du temps et de voir comment gagner en productivité. C’est intéressant de voir où vous perdez du temps, quelle sont les activités inutiles qui prennent de la place et surtout qu’est-ce qui est prioritaire.
Je vous assure qu’en prenant de la hauteur sur votre emploi du temps, vous vous apercevrez que nous pouvons gagner 30% de temps en remplaçant, déléguant ou supprimant des tâches quotidiennes. Mettez votre temps en mode « sauvegarde ».

Quel que soit l’outil que vous utilisez, la chose la plus importante est d’avoir des données fiables sur la façon dont vous utilisez votre temps. Je vous l’accorde, il est très difficile de mesurer son activité car vous pouvez passer 2 minutes sur une action puis passer à une autre ou même faire deux choses en même temps comme déjeuner en lisant ses emails professionnels.

En plus, une étude récente a mis en évidence que la personne avec un comportement typique qui ont déclaré avoir travaillé 40 heures, par exemple, a en fait travaillé plus près de 37 heures. Le rapport a constaté que «plus grande est l’estimation, plus importante est la surestimation».
Les personnes qui déclarent travailler 75 heures ont en fait travaillé près de 50 heures. C’est une surestimation de 25 heures, ou 50% !
À l’autre extrémité du spectre, les personnes qui ont travaillé relativement peu d’heures – moins de 25 heures environ- ont a contrario sous-estimé leurs heures travaillées. Donc les séquences de temps sont influencées par la perception. Pour faire un parallèle, nous mesurons une température réelle avec une température ressentie. Nous pourrions imaginer la même mesure pour le temps.

Comme les blogueurs qui travaillent dans un environnement plein de distractions, nous construisons aussi notre audience via les plateformes de médias sociaux comme Facebook, Twitter et Instagram. Il est facile de travailler sur sa page Facebook pendant cinq minutes et finalement en passer 35. Aussi dur que soit la vérité, nous devons être honnêtes avec nous-mêmes : Combien de temps passons-nous sur ces plates-formes et quelle valeur cela apporte ?

Grâce à l’analyse de votre temps, vous découvrirez où votre effort doit être porté par rapport à vos priorités. Donc en appliquant le bien-connu principe de Pareto pour augmenter votre productivité, vous saurez dégager du temps pour produire plus vite une plus grande valeur.

Si vous passez votre temps sur les mauvaises activités, peu importe la façon dont vous gérez votre temps; vous ne pourrez pas obtenir la productivité que vous recherchez.

Engagez les changements…concrètement !

Armé de vos données, il est alors temps de faire les changements dans votre quotidien pour améliorer votre ratio temps/valeur et tâches/priorités. Posez-vous donc les questions suivantes :
– Quelles sont les tâches qui ont le plus d’impacte sur vos résultats ?
– Sur quelles tâches dois-je passer plus de temps ?
– Est-ce que je consacre suffisamment de temps aux tâches qui contribuent à mon objectif ?
– Quelles sont les tâches que je peux éliminer ?
– Quelles sont les tâches que je peux déléguer ou automatiser ?
– Quelles tâches puis-je regrouper ou optimiser ?

La partie difficile arrive maintenant. Une fois que vous connaissez les réponses pour augmenter votre productivité, vous ne pouvez pas simplement apporter des modifications sur votre façon de travailler, mais vous devez apporter des modifications ce sur quoi vous travaillez.

Supprimer les tâches distrayantes qui vous font perdre du temps sont souvent plus faciles à supprimer que de s’attaquer aux tâches plus centrées sur votre activité principale. Les quelques activités importantes comme la création de contenu, l’écriture de livres électroniques, la création de cours sont cognitivement exigeants et elles ont besoin de votre complète attention pour ce travail impliquant et consommateur de temps. De plus ces pratiques sont très chronophages.

La récompense de tout cela est, non seulement une augmentation de votre productivité qui va accroître la qualité et la quantité de ce que vous produisez, mais aussi le sentiment d’accomplissement que vous ressentirez lorsque vous avez abordé et terminé une tâche difficile.

Alors après cela, vous saurez comment vous devez passer et gagner du temps… surtout en arrêtant d’en perdre.

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Franck de CREER-GAGNER
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